Hakosalo (virkailija)
Virkailija kirjautuu varsinaiseen Hakosalo-järjestelmään, josta löytyy työnhakijatiedot sekä muuta oleellista työllisyyspalveluiden tietoa.
Pikaohje:
1) Hae yläpalkin hakulaatikosta oikea työnhakija (jos ei löydy: Lisää uusi --> työnhakija)
2) Avaa työnhakijan iso kortti: "Avaa kortti"
3) Paina muokkaa nappulaa ja merkitse työnhakijalle vastuuhenkilö ja tallenna
4) Lisää uusi asiakkuus (esim. Kuntakokeilu)
5) Tarkastele työnhakian tietoja eri välilehdillä (esim. Perustiedot, Kykyviisari, Osaaminen ja kokemus, Työpaikka- ja koulutussuositukset)
1.1 Kirjautuminen
Järjestelmään kirjaudutaan osoitteessa: https://asiakas.hakosalo.fi/
Kun kirjaudutaan ensimmäistä kertaa, pyytää järjestelmä luomaan uuden salasanan.
1.2 Etusivu
Järjestelmän etusivu on muokattavissa käyttäjäkohtaisesti.
Lisätietoa: Etusivu ja Etusivun muokkaus
Etusivulle voidaan tuoda esimerkiksi alueen viimeisimmät TE-palveluiden työpaikkatiedot RSS-syötteen avulla. Ohje
1.3 Päävalikko
Päävalikko sijaitsee etusivun vasemmassa yläreunassa. Sieltä löytyy linkki ”Työllisyyspalvelut”.
Järjestelmän etusivu, jonka vasemmasta yläkulmasta löytyy Päävalikko
1.4 Työllisyyspalveluiden etusivu
Päävalikosta löytyy Työllisyyspalvelut -linkki, josta aukeaa Työllisyyspalveluiden Dashboard. Näkymä tarjoaa kokonaistietoa työllisyyspalveluista, sekä hyödyllisiä linkkejä.
Työllisyyspalveluiden Live-raportointi löytyy kohdasta ”Työllisyyspalveluiden raportointi”.
Työllisyyspalveluiden Dashboard
1.5 Työnhakija- ja työpaikkaluettelot
Järjestelmään kirjattua tietoa voidaan selata luetteloissa kuten työnhakija- ja työpaikkaluettelot. Käyttäjä voi valita mitä sarakkeita luettelossa näkyy ja myös rajata tietoa sisältöä, esimerkiksi: näytä kaikki työnhakijat, joilla on kielitaitona englanti.
Kaikki luettelot toimivat samalla periaatteella. Luetteloiden käyttö
Omat asiakkaat
Jos halutaan luoda tallennettu luettelo esimerkiksi omista asiakkaista, käytetään tähän työnhakijan kortilla olevaa vastuuhenkilö-kenttää.
1) Valitaan työnhakijaluettelo
2) Luettelossa valitaan näkyviin Vastuuhenkilö-kenttä
3) Klikataan taulukon sarakeotsikkoa Vastuuhenkilö ja valitaan: Näytä jakauma
4) Klikataan omaa nimeä avautuvassa graafissa
5) Tämän jälkeen taulukossa näkyy työnhakijat, joissa olet vastuuhenkilönä
6) Toiminnot-valikosta löytyy kohtaa Tallenna luettelo, jonka valitsemalla näkymä voidaan nimetä ja tallentaa
7) Tämän jälkeen omat asiakkaat löytyvät aina järjestelmän Etusivulta widegtissä Tallennetut luettelot
1.6 Kykyviisari
Päävalikosta löytyy myös linkki Kykyviisari-osion pääsivulle. Dashboardissa näkyy Kykyviisarivastausten kooste ja kaikki vastaukset luettelossa.
Työhakijan kortilta löytyy yksittäiset Kykyviisarivastaukset.
1.7 Työnhakijan kortti
Järjestelmän yläreunasta löytyy hakulaatikot. Niistä voidaan hakea yrityksiä ja henkilöitä. Henkilölaatikosta voidaan hakea työnhakijoita.
Tämän jälkeen aukeaa ns. pikkukortti, josta löytyy työnhakijan perustietoja.
Työnhakijan iso kortti näyttää laajasti työnhakijaan liittyvää tietoa. Tiedot on jaoteltu seuraaville välilehdille:
- Pääsivu
- Osaaminen ja kokemus
- Arvioinnit ja suunnitelmat
- Työllistyminen ja suosittelut
- Aktiviteetit (mikäli on kirjattu)
- Dokumentit (liitteet)
Työnhakijan iso kortti. Työnhakijan tietoja voidaan käsitellä ”Muokkaa” ja ”Lisää” -nappuloiden kautta.
Muokkaa tietoja
Voit muokata työnhakijatietoja Muokkaa-nappulan avulla. Avautuvassa ikkunassa voit lisätä itsesi vastuuhenkilöksi kyseiselle työnhakijalle.
1.7.1 Osaaminen ja kokemus
Välilehdellä näkyy työnhakijan osaamis- ja kokemustiedot. Virkailija voi syöttää ja muokata tietoja.
HUOM!
Kun työnhakija on täyttänyt Taitotaulun itsepalvelussa, näkyvät samat tiedot tässä näkymässä.
Tekoäly generoi syötetyn sisällön perusteella Taitosanoja, joita käytetään työpaikkasuosituksiin. Myös virkailija voi lisätä Taitosanoja.
1.7.2 Arvioinnit ja suunnitelmat
Arvioinnit ja suunnitelmat -välilehdeltä löytyy työnhakijan Kykyviisarivastaukset sekä jatkossa palvelutarpeen oma-arvioinnit ja suunnitelmat.
Klikkaamalla Kykyviisarin päivämäärää, näkee vastaukset.
1.7.3 Työllistyminen ja suosittelut
Mikäli järjestelmään syötetään työpaikkoja ja työnhakijoita liitetään näihin työpaikkoihin, näkyvät työllistymiset sekä Työpaikkoihin kohdistuneet haastattelut ja esittelyt tällä välilehdellä.
Oikeasta palstasta voi hakea tekoälyn ehdottomia työpaikkoja. Jokaisen suositellun työpaikan osalta voi hakea koulutussuosituksia.
Huom! Tekoälyominaisuus tulee olla erikseen hankittu, jotta suosituksia voi hyödyntää palvelussa.
1.8 Asiakkuuden kirjaaminen työnhakijalle
Aktiiviselle työnhakijalle merkitään aina asiakkuus, jotta hänelle voidaan merkitä toimenpiteitä. Luonnollisesti asiakkuus voidaan myös merkitä päättyneeksi.
Asiakkuustietoa käytetään raportoinnissa, kun halutaan raportoida esimerkiksi työnhakijoiden määrää kuukausittain.
Asiakkuudella tarkoitetaan organisaatiota, yksikköä tai toimijaa, jonka palveluita työnhakija käyttää, kuten:
- Työllisyyspalvelut
- Kuntakokeilu
Uusi asiakkuus lisätään työnhakijan kortilta kohdasta ”Lisää uusi” --> Asiakkuus tai hanke (tai heti uuden työnhakijan luonnin jälkeen järjestelmän kysyessä).
Asiakkuudet ja hankkeet kohdasta valitaan oikea asiakkuus ja annetaan tiedossa olevat päivämäärätiedot.
1.8.1 Tulokanava
Kirjattaessa uutta asiakkuutta voidaan asiakkuudelle merkitä tulokanava. Tulokanavat määritellään Ohjauspanelissa. Näin saadaan raportoitua kuinka paljon mistäkin tulokanavasta on tullut työnhakijoita asiakkaaksi.
Tulokanava merkitään asiakkuutta kirjattaessa valitsemalla Tulokanava-kentän pudotusvalikosta oikea tulokanava.
Asiakkuuden tulokanava merkitään asiakkuuden muokkausikkunassa.
1.8.2 Asiakkuuden päätös
Kun asiakkuudelle merkitään loppupäivämäärä, voidaan kyseiselle asiakkuudelle merkitä Asiakkuuden päätös. Näin saadaan raportoitua, minne työnhakija on päätynyt asiakkuuden jälkeen.
Asiakkuuden päätös merkitään asiakkuuden muokkausikkunassa.
Kun asiakkuuden päätös on syötetty ja tiedot tallennetaan, kysyy järjestelmä halutaanko myös muut mahdolliset asiakkuudet ja/tai toimenpiteet päättää samalla kertaa. Voit valita kaikki kohdat, jolloin järjestelmä päättää kaikki kerralla.
Lisäksi voit merkitä työpaikan, johon työnhakija työllistyy (tämä edellyttää, että työpaikka on kirjattu järjestelmään).
”Työllistyminen avoimille työmarkkinoille” -päätöstieto mahdollistaa järjestelmään kirjatun Työpaikan syöttämisen.
1.9 Työpaikat
Järjestelmään voidaan lisätä työpaikkoja. Ennen työpaikan lisäämistä on syytä varmistaa, että yritys tai organisaatio, jossa työpaikka on avoinna, löytyy järjestelmästä.
Myös kunnalliset organisaatio ja niiden yksiköt sekä muut toimipisteet (päiväkodit, koulut, kirjastot jne.) tulee löytyä järjestelmä, jotta työpaikat voidaan kirjata niihin.
Työpaikat lisätään järjestelmään kyseisen yrityksen tai organisaation kortilta välilehdeltä ”Työpaikat”.
Lisäksi järjestelmään voidaan syöttää työpaikkoja ulkoisen lomakkeen avulla. Näin esimerkiksi työnantajat voivat itse syöttää työpaikkatiedot järjestelmään.
Työpaikan syöttölomake ja työpaikkaluonnokset löytyvät Päävalikosta kohdasta ”Lomakkeet ja luonnokset”.
Katso myös:
