Leader-ryhmät
Täsmäratkaisu Leader-ryhmien asiakastyöhön
Hakosalo on kehittänyt yhteistyössä Leader-ryhmien edustajien kanssa ratkaisun, joka mahdollistaa monipuolisesti Leader-toiminnan asiakastyön hallinnan.
Järjestelmän päätoiminnallisuuksia ovat
- Asiakastiedon hallinta (yritykset, yhdistykset, henkilöasiakkaat)
- Leader-prosessi (Leader-hankkeiden hallinta)
- Muistiot (tapaamiset, puhelut, sähköpostit)
- Muistutukset ja seuranta (hyväksytyt, maksatukset, päättyneet, pysyvyys)
- Raportointi
Pyydä tarjous
Leader Viisari hankki uuden tietojärjestelmän käyttöönsä asiakaspalvelun parantamiseksi
Kesällä 2023 alkaneen uuden rahoituskauden myötä Leader Viisarin maaseuturahoituksen hakijamäärät ovat kasvaneet merkittävästi. Tämä kasvu toi mukanaan tarpeen uudelle tietojärjestelmälle asiakastietojen hallintaan ja asiakkaiden palvelupolun seurantaan. Uuden järjestelmän myötä hakijan hankehistoriaa ja palvelupolkua voidaan tarkastella yhdellä kertaa, mikä tarjoaa kokonaiskuvan hankkeiden etenemisestä.
Hakosalo-järjestelmän avulla asiakkaiden tiedot, kuten hankehistoria ja asiakaskontaktit, ovat helposti nähtävillä. Lisäksi järjestelmään voi tallentaa tärkeitä tiedostoja, kuten maksupäätöksiä ja sähköpostikeskusteluja, mikä parantaa tiedonkulkua erityisesti henkilöstön sairauspoissaolojen tai lomien aikana. Tämä helpottaa riskien hallintaa ja mahdollistaa laadukkaamman asiakaspalvelun.
Tietojärjestelmän käyttöönotto on ollut erityisen hyödyllistä hiljaisen tiedon välittämisessä ja perehdyttämisessä, mikä on tärkeää henkilökunnan vaihtuessa. Sähköinen järjestelmä helpottaa myös etätöiden tekemistä ja tietojen arkistointia. Hakosaloa hyödynnetään asiakasrekisterin lisäksi hankkeiden päättymisen ja hankkeiden maksatusten seurannassa. Se myös mahdollistaa työajan ja taloustiedon seurannan.
Tietojärjestelmää on mukautettu Leader Viisarin tarpeiden mukaan ja asiakaspalvelu on ollut joustavaa. Työkalua kehitetään edelleen toimivammaksi Leader-työhön, mikä tekee järjestelmästä yhä ketterämmän, näkevät Leader Viisarin Sanna Kiuru, Laura Kortelainen ja Maiju Tiensuu.
Ykkösakseli aloitti Hakosalon käytön elokuussa
Hakosalo kävi Suomussalmella kouluttamassa Ykkösakselin työntekijät järjestelmän käyttöön. Järjestelmän tarkoituksena on parantaa asiakas- ja hankehallintaa sekä raportointia.
- Haluamme eroon muistilehtiöistä ja ylimääräisistä Excel-tiedostoista, toiminnanjohtaja Maarit Teuru painottaa järjestelmän hyötyjä.
Ykkösakseli aikoo kirjata järjestelmään kuluvan vuoden hankkeet takautuvasti, jotta järjestelmän tarjoamasta seurantaominaisuudesta saadaan hyödyt irti. Järjestelmä ilmoittaa milloin asiakkaaseen tulee olla yhteydessä esimerkiksi hankkeen päättymisen tai maksatuksen seurannan osalta.
- Järjestelmä vaikuttaa helppokäyttöiseltä. Asiakas- ja hanketietojen lisäksi kirjaamme järjestelmään muistiot tapaamisista ja puheluista. Erityistä hyötyä saadaan myös sähköposti-integraatiosta, jonka avulla halutut sähköpostit liitteineen saadaan suoraan asiakaskortille kollegoiden nähtäväksi, hankeasiantuntijat Anu Pekanniemi ja Jenni Ruoho kertovat.
