Järjestelmästä on mahdollista asettaa lähetettäväksi kaksi automaattista sähköpostia. Sähköpostien sisältö on muokattavissa hakemuskohtaisesti. Kaikki sähköpostit lähtevät osoitteesta hakemukset@hakosalo.fi

Luonnoksen hyväksyminen

Ensimmäinen sähköposti voidaan asettaa lähetettäväksi, kun hakemus poimitaan luonnosluettelosta käsiteltäväksi. Sähköpostin teksti on hyvä tehdä kaikilla kieliversioilla, joilla hakemus on ollut mahdollista täyttää. Automaattisesti sähköpostiin saadaan poimittua hakemukselle järjestelmässä annettu diaarinumero. Yleisesti tämä sähköposti on ollut vastaavanlainen: 

Hei, 

Kiitos yhteydenotostasi. Hakemuksesi on nyt otettu käsittelyyn ja sen diaarinumero on xxx. 

Huomioithan, että tähän viestiin ei voi vastata. Mikäli sinulla herää aiheeseen liittyvää kysyttävää, niin olethan yhteydessä xx paikkaan numeroon xx. 

Sopimuksen muodostaminen

Kun hakemuksen tilaksi tulee myönnetty, voidaan siitä ajastaa lähtemään toinen sähköposti hakijalle. Myös tässä on hyvä huomioida kieliversiot. Sopimukseen voidaan poimia hakemukselta seuraavia tietoja: hakemuksen diaarinumero, myönteisen päätöksen päivämäärä sekä päätöksentekijän nimi.