Kun olet määritellyt hakemuksen perusasiat, hakemuksesi tulee näkyviin Hakemuslomakkeiden ylläpito -listaukseen. 

Vasemmalla näkyy hakemukselle antamasi nimi suomeksi (ja esimerkissä yllä valitsin kieleksi myös englannin, jolloin myös englanninkielinen nimi näkyy listauksessa). Kirjain-numero -yhdistelmä on hakemuksen yksilöivä tekninen tunnus, jota hyödynnetään hakemuksen osoitteessa. Vihreällä tekstillä näkyvä "Kyllä" kuvaa hakemuksen voimassaoloa. 

Rivin oikeassa reunassa on painikkeet Lomake-editori, josta määritellään itse hakemuksen kentät, sekä Sopimuseditori, josta määritellään järjestelmästä lähtevä automaattisähköposti. Sopimuseditorin käyttö opastetaan tarkemmin kohdassa "Järjestelmästä automaattisesti lähtevät sähköpostit". 

Lomake-editori

Klikkaamalla Lomake-editoria, pääset luomaan hakemuslomakkeen juuri sellaiseksi, kuin organisaatiosi tarvitsee. Lomakkeelle lisätään uusia elementtejä klikkaamalla oikean reunan vihreätä + -painiketta. '

+ -painiketta painamalla näytölle avautuu näkymä, jossa määritellään se, millaisen elementin haluat hakemukselle lisätä. 

Kentän tyyppi

Kentän tyyppi -kohdassa valitaan, millainen elementti luodaan. Alla listaus kaikista vaihtoehdoista. Yksityiskohtaisemmin eri kentistä voit lukea kohdasta "Kysymys- ja vastausvaihtoehdot". 

Vahvan tunnistautumisen kenttä

Vahva tunnistautuminen on vapaavalintainen ominaisuus lomakkeelle. Mikäli tätä ei valita, pääsee hakija täyttämään suoraan hakemusta. Mikäli vahva tunnistautuminen on valittuna, ohjataan hakija ensiksi tunnistautumaan omilla pankkitunnuksillaan, jonka jälkeen hakija pääsee täyttämään hakemusta. Vahvan tunnistautumisen kautta saadaan hakijasta etunimi, sukunimi sekä henkilötunnus. Mikäli luotavalla hakemuksella on vahvan tunnistautumisen optio päällä, valitaan hakemuksen alussa nämä kentät hakemukselle. 

Pakollinen

Pakollisuus kertoo sen, onko lisättävään elementtiin pakko vastata hakemusta täytettäessä. 

Näytetään luonnoslistassa sarakkeena

Käytä muutamissa tärkeimmissä kentissä, jotka auttavat hahmottamaan aidot hakemukset luonnoslistassa, esimerkiksi hakijan nimi, yhteyshenkilön nimi, Y-tunnus. 

Hakijan yksilöivä tieto yhden kerran täytettävissä hakemuksissa

Valitsemalla tämän, järjestelmä estää luonnoksen hyväksymisen mikäli useampi hakemus on täytetty samalla arvolla tässä kentässä. Toiminto on Yksinyrittäjätukihakemuksen tiimoitlta tuttu, tuolloin tarkastus oli sekä henkilötunnuksessa että Y-tunnuksessa. 

Lomakkeelle syötetyn tiedon muokkaus kielletty CRM:ssä

Toisinaan organisaatiot haluavat, että tiettyihin hakuvaiheessa syötettyihin tietoihin ei pääse tekemään muutoksia enää hakemuksen käsittelyvaiheessa. Tällaisia kenttiä on esimerkiksi vahvan tunnistautumisen kautta tulevat tiedot (hakijan etunimi, sukunimi sekä henkilötunnus). 

Näytetään CRM:n luetteloissa

Hakemusta laatiessa on hyvä miettiä jo etukäteen käsittelyprosessia sekä sitä, mitkä tiedot on oleellista nähdä CRM:n luetteloissa omina sarakkeinaan. Suosittelemme käyttämään valintaa tärkeisiin kohtiin, kuten hakijan nimeen, Y-tunnukseen ja muihin olennaisiin kohtiin. Kysymyksiin, joihin odotetaan pitkää tekstimuotoista vastausta, valintaa ei suositella tehtävän. On hyvä huomioida, että kaikki hakemuksen tiedot löytyvät CRM:stä, tässä kohdassa määritellään vain se, mitkä tiedot näkyvät kun tarkastellaan hakemuksia luetteloissa. 

Voimassa

Oletuksena uusi elementti on aina voimassa. Mikäli myöhemmässä vaiheessa tulee tarve poistaa jokin kysymys, se tulee tehdä ottamalla kysymyksen voimassaolo pois päältä. Näin olemassa olevat hakemukset joissa tieto on kysytty, pysyvät entisellään, mutta uusissa hakemuksissa ei kyseistä kohtaa enää kysytä.